公認会計士ぐっちの投資ブログ

地方出身、首都圏在住、自由な生き方を目指す公認会計士のブログです。株式、不動産などの投資、勉強、旅などをテーマにブログ書いています!

Tips:Microsoft Teamsのちょっとしたコツ

1年ほど前からMicrosoft Teamsは使っていましたが、最近のコロナウィルスの広がりをきっかけとした、在宅勤務の増加により、遠隔でのチームメンバーとのコミュニケーションツールとして活用するようになりました。
本日は、Microsoft Teamsのちょっとしたコツ、便利機能について紹介したいと思います。
 

チャットツールの効用

チャットツールのメリットとしては、例えば、会議と比べた場合に、会議ではスピーカー以外の時間が無駄になるケースが多いです。例えば、進捗管理の報告の際には、得てして、参加が不要なメンバーもいたりします。そのようなメンバーには、無駄な会議の時間は非常に退屈です。実際に、会議中にはよく内職をしている人も見受けられます。
ここでチャットツールの出番です。進捗管理のケースでいえば、各人が1つのチャットに進捗を書き込み、それを確認してフィードバックするだけであれば、それほど時間も要しません。必要に応じて、個別に1対1のコミュニケーションを取った方が効率は良いはずです。
このように、複数人のコミュニケーションにおいては、チャットツールのメリットがそれなりにあると実感しています。
 
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メンション

まず、メンションですが、自分がチャットに投稿した際に、特定のメンバーに対して呼びかける際に使う機能です。使い方は簡単、@」にチームメンバーの名前を入れるだけで、メンションできます!
メンションすることで、相手側には通知が表示され、通知された相手は通知をクリックすることでメンションした会話への移動が可能となります。
 

特定・複数メンバーへのメンション

複数メンバーへのメンションについて、もちろん、1人ずつメンションすることもできますが、使っていくうちに特定かつ複数の相手に対してメンションする機会が増えてきました。私の場合は、部下に向かってメンションするケースが多いので、特定のグループを作成して、メンションします。
具体的には、Teamsの「タグ」の機能を使います。タグ機能を用いれば、あらかじめ設定した複数人に対して、一度にメンションすることができます。より具体的には、以下の方法により、グループ向けに一斉にメンションします。
 
①タグの作成:その際に、Group名を英語にしておけば、@+ローマ字の頭文字1文字を入力することで、特定のグループ向けに瞬時にメンションが可能。
②作成したグループ向けにメンションする。
これだけです。
タグの作成は、チームの右側に出ている「‥」から、「タグの管理」メニューをクリックして行います。かなり便利です。
 

改行

チャットですので、文章をだらだらと記載すると見にくくなります。
このような場合は、普段の文章のように、改行を使って見やすくする必要があります。短い文章であれば、何文かに分けるのも1つの手ですが、改行を用いた方が読みやすい文章になります。方法は簡単。
 
「Shift+Enter」を押下するのみです。
 

文章の編集、取り消し

これも最初使っているうちは気にしなかったのですが、Enterを押すことでチャットが流れてしまうため、恥ずかしさを無視しても、後々見直すことを考えると気づいたベースでは誤字を直しておいた方が得策です。
こちらも文章の修正自体は簡単で、自分が書き込んだチャットにカーソルを合わせると、右上に「‥」マークがでますので、これをクリックします。すると、「編集」などのメニューが現れますので、文章の編集が可能となります。
チャットの削除も同じメニューから可能です。
 
当たり前の機能ばかりであったかもしれませんが、皆様もMicrosoft Teamsを使う際には、上記を参考に有効に活用してもらえればと思います。それでは。